Consultas de Pedidos, Notas Fiscais e Carteira de Pedidos

Consultas de Pedidos, Notas Fiscais e Carteira de Pedidos

Sumário

1. Objetivos

2. Campo de Aplicação

3. Pré Requisitos

4. Fluxograma

5. Procedimento - Consulta de Pedidos

5.1 Pedidos Reprovados

5.2 Consulta de Notas Fiscais Emitidas

5.3 Consulta Nota Fiscal – Dados Gerais

5.4 Carteira de Pedidos

1.Objetivos

Este procedimento tem como objetivo, prestar as orientações para a utilização das telas de consultas que darão apoio ao módulo Comercial.

2.Campo de Aplicação

Este procedimento aplica-se ao processo de consultas de Pedidos, Pedidos Reprovados, Notas Fiscais e Carteira de Pedidos.

3.Pré Requisitos

Pedidos digitados, Notas Fiscais emitidas, Pedidos digitados.

4.Fluxograma

N/A

5.Procedimento - Consulta de Pedidos

📌 Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

Clicando sobre o ícone Itens

, o sistema abre um filtro com os itens que podem ser exibidos ou não durante a pesquisa.

Figura 1: Tela AV103 – Consulta Pedidos

Marcando ou desmarcando os itens, esses campos, aparecerão ou não na tela de consulta. Também é possível, definir a quantidade máxima de pedidos exibidos por vez.

Figura 2: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

Nesta tela, conseguimos realizar a consulta de pedidos utilizando algum dos filtros:

Figura 3: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

· Código do Cliente, CNPJ, Produto, Cor, Pedido e Data de Embarque.

📌 Pesquisa por Cliente:

· Clicando sobre o ícone Pesquisa por Cliente, o sistema abrirá uma nova guia onde é possível realizar a busca de um determinado cliente, utilizando: Nome ou CPF/CNPJ

Figura 4: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos



NOTA

Ao utilizar o CNPJ na busca, despreze os últimos 6 dígitos, pois o sistema realiza a busca somente com os 9 primeiros dígitos do CNPJ.

Preenchendo os dados para a pesquisa, basta clicar sobre o ícone Pesquisar

, para que o sistema carregue na tela, os clientes do filtro utilizado.

Para selecionar o cliente da pesquisa, basta clicar sobre o código do cliente para que os pedidos, carregue na tela AV1003.

Figura 5: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

A pesquisa traz nesta primeira visão, informações importantes do(s) pedido(s) como:

· Número do pedido

· Código do cliente

· Representante da venda

· Motivos de aprovação/reprovação

· Valor do pedido

Clicando sobre o código do Pedido, o sistema carrega informações detalhadas do pedido.

📌 Aba Dados Gerais

Figura 6: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

📌 Ícones

Ao clicar no ícone Visualizar pedidos

, o sistema abrirá uma nova guia com o tipo de sugestão de visualização:

Figura 7: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

Selecionando um tipo de visualização, e clicando no ícone Pesquisar, o sistema abrirá uma nova guia onde é possível: Imprimir Pedido, Enviar por e-mail ou Exportar para Excel.

Figura 8: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

Ao clicar sobre ícone Listar Comissão

, o sistema abrirá uma nova guia, com as informações da comissão do Representante, referente ao pedido selecionado.



NOTA

Por ter dados sensíveis, segundo a LGPD, não ilustraremos esta guia.

Ao clicar sobre o ícone Manutenção dos Dados Gerais

, abrirá uma nova guia, onde as informações sobre o pedido, que podem ser editadas, como:

Vencimento, número de parcelas, prazos, data de embarque, tipo de frete, etc. Para gravar as alterações, basta clicar no ícone Atualizar

Figura 9: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

Ao clicar no ícone Sugestão/Pré/Cancelamento

, abrirá uma nova guia, onde é possível incluir um motivo para o cancelamento do pedido, além de gerar relatórios.

Figura 10: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

Para cancelar um pedido, basta selecionar o motivo (campo Motivo, em formato lista, nativo do sistema), e clicar no ícone Atualizar

, para que o sistema cancele o pedido e incluir o relatório AVR023 – Cancelamento de Saldo de Pedido, na fila de geração de relatórios (tela GS1005).

Clicando sobre o botão Sugestão

, o sistema encaminha para a fila de geração de relatórios (tela GS1005) o relatório AVR056 – Sugestão de Pedidos Automática.

Clicando sobre o Botão Pré-Sugestão

, o sistema encaminha para a fila de geração de relatórios (tela GS1005) o relatório AVR009 – Pré-Sugestão Automática.

Ao clicar sobre o ícone Calcula Valor de Frete

, abrirá uma nova guia, onde o sistema calcula os valores referente ao frete do pedido em pesquisa.

Figura 11: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

Ao clicar sobre o ícone Lista Cancelamentos

, abrirá uma nova guia com os itens cancelados nos pedidos do cliente, com os motivos do cancelamento.

Figura 12: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

📌 Aba Produtos

Nesta guia, o sistema traz os produtos referente ao pedido, com todas as informações sobre os produtos.

Figura 13: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

📌 Aba Itens

Nesta tela consultamos os itens do pedido, cancelamos determinadas produtos/cores, ou ainda transferimos produtos/cores de um pedido para outro.

Figura 14: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

Podemos filtras os itens como:

· Todas as cores

· Com estoque a faturar

· Sem estoque suficiente

· Somente com saldo

Figura 15: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

Clicando sobre o ícone Cancelar Cores

, o sistema abrirá uma nova guia, onde é possível realizar o cancelamento do produto/cor.

Figura 16: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

Informando o motivo do cancelamento, basta clicar no ícone Cancelar

, que o sistema registrará a ação de canelar o item produto/cor.



NOTA

O cancelamento do produto/cor, estará atrelado a escolha do filtro com as opções: todas as cores, com estoque a faturar, sem estoque suficiente ou somente com saldo. Escolhendo todas as cores o sistema cancelará todas as cores e assim sucessivamente.

Clicando sobre o ícone Transferir Cores

, o sistema abrirá uma nova guia, onde é possível transferir o produto/cor para um novo pedido. Para isso o novo pedido já deve estar digitado.

A sistemática segue a mesma lógica da Nota 2 (A transferência do produto/cor para um novo pedido, estará atrelado a escolha do filtro com as opções: todas as cores, com estoque a faturar, sem estoque suficiente ou somente com saldo)

Figura 17: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

Informando o número do novo pedido, basta clicar no ícone Cancelar

, que o sistema registrará a ação de Transferir o item produto/cor.

Quando houver transferências de pedido, habilitará uma nova aba com as informações dos pedidos transferidos (produto, cor, quantidade transferida etc.).

Figura 18: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

📌 Aba Notas Fiscais

Nesta aba, o sistema trará as notas fiscais, referente ao pedido.

Figura 19: Tela AV1003 – Consulta de Pedidos

5.1 Pedidos Reprovados

📌 Tela AV1005 – Pedidos Reprovados

Figura 20: Tela AV1005 – Pedidos Reprovados

📌 Ícones

· Clicando sobre o ícone Exibir Colunas

, o sistema abrirá uma nova guia, onde é possível incluir ou retirar uma coluna na tela de consulta. Para confirmar a alteração, basta clicar no ícone Atualizar

Figura 21: Tela AV1005 – Pedidos Reprovados

Clicando sobre o ícone Filtros

, o sistema abrirá uma nova guia, com mais opções de filtros

Figura 22: Tela AV1005 – Pedidos Reprovados

Para refinar a busca, basta preencher as opções desejadas, e clicar no ícone atualizar

, para que o sistema carregue as informações em tela.

· Para navegar entre os cadastros, basta utilizar o ícone Próximo

. Caso necessite exportar para Excel, utilize o ícone Exportar

📌 Consultar Pedidos Reprovados

Para a consulta aos pedidos reprovados, utilizamos os seguintes filtros:

· Filial: Campo formato lista, com as filiais cadastradas previamente na tela AV509 – Cadastro de Filial de Venda

· Representante: Campo numérico para receber o código do Representante

· Cliente: Campo numérico para receber o código do cliente

· Pedido: Campo numérico para receber o número do pedido

· Data de Embarque: Campo formato data

Informando algum dado em algum filtro, basta clicar no ícone Consultar

, para que o sistema liste os pedidos reprovados de acordo com o filtro utilizado.

Figura 23: Tela AV1005 – Pedidos Reprovados

O sistema trará os dados dos pedidos reprovados, como: Código e nome do cliente, representante da venda, tipo de cliente, número do pedido, data de embarque, código do representante, valor do pedido, percentual da margem de contribuição, motivo da reprovação, vencimento e valores bonificados.

Clicando sobre o número do pedido, o sistema redirecionará para a tela AV1003 – Consulta Pedidos, onde é possível realizar os procedimentos descritos no item 5. – Consulta de Pedidos

Também, será habilitado novas funções nesta tela. São elas:

· Aprovar pedido por MC (margem de contribuição)

· Aprovar pedido do Financeiro

· Aprovar pedidos do Comercial

· Aprovar pedidos de Bonificação

Figura 24: Tela AV1005 – Pedidos Reprovados



NOTA

As opções de aprovação, se habilitarão de acordo com o motivo de reprovação do pedido.

· Clicando sobre o ícone Aprovar pedido por MC

, o sistema abrirá uma nova guia para ser inserido uma observação para a aprovação por margem de contribuição. Após inserir as observações, basta clicar sobre o ícone Aprovar

Figura 25: Tela AV1005 – Pedidos Reprovados

· Clicando sobre o ícone Aprovar pedido do Financeiro, o sistema abrirá uma nova guia, para ser inserido uma observação para a aprovação do pedido do Financeiro. Após inserir as observações, basta clicar sobre o ícone Aprovar

Figura 26: Tela AV1005 – Pedidos Reprovados

· Clicando sobre o ícone Aprovar pedidos do Comercial, o sistema abrirá uma nova guia, para ser inserido uma observação para a aprovação do pedido. Após inserir as observações, basta clicar sobre o ícone Aprovar

Figura 27: Tela AV1005 – Pedidos Reprovados

· Clicando sobre o ícone Aprovar pedidos de Bonificação, o sistema abrirá uma nova guia, para ser inserido uma observação para a aprovação do pedido em bonificação. Após inserir as observações, basta clicar sobre o ícone Aprovar

Figura 28: Tela AV1005 – Pedidos Reprovados

Caso queira consultar, o histórico das aprovações do pedido reprovado, basta acessar a tela AV1003 – Consulta pedidos, aba Dados Gerais. Trará o nome do aprovador, data e hora da aprovação, além do motivo.

Figura 29: Tela AV1005 – Pedidos Reprovados

5.2 Consulta de Notas Fiscais Emitidas

📌 Tela AV1006 – Consulta de Notas

Nesta tela, podemos realizar a consulta das notas fiscais, emitidas de acordo com os pedidos.

Figura 30: Tela AV1006 – Consulta de Notas

· Clicando sobre o ícone Itens, o sistema abrirá uma nova guia, onde é possível incluir ou retirar uma coluna na tela de consulta.

Figura 31: Tela AV1006 – Consulta de Notas

A busca pode ser realizada, utilizado os filtros:

· Código/nome do cliente

· CNPJ do cliente

· Número da NF

· Data de Emissão

· Por Filial

· Por modelo da NF

· Número do pedido

· Por produto/cor

· Situação do pedido

· Tipos de faturamento

Preenchendo algum dado em algum filtro, basta clicar no ícone Consultar

, para que o sistema liste as notas fiscais referente aos dados utilizados nos filtros.

Figura 32: Tela AV1006 – Consulta de Notas

Marcando uma (ou as duas opções) XML ou PDF, o sistema habilitará o ícone de envio de E-mail

(PDF ou XML) (Figura 33).

Clicando sobre o ícone Enviar E-mail

, abrirá uma nova guia, já com o e-mail do cliente preenchido (cadastrado na tela AV501 – Cadastro de Clientes), para o envido do PDF ou XML da nota. Para realizar o envio basta clicar no ícone Enviar

, para que o sistema realize o envio do documento.

Figura 33: Tela AV1006 – Consulta de Notas

Figura 34: Tela AV1006 – Consulta de Notas

Na tela AV1006, clicando sobre o número da nota fiscal, o sistema abrirá uma nova guia com as informações pertinentes a nota fiscal.

Figura 35: Tela AV1006 – Consulta de Notas

O sistema trará informações em sete abas, referentes a nota fiscal pesquisada.

📌 Aba Dados Gerais

Figura 36: Tela AV1006 – Consulta de Notas

Na aba Dados Gerais, clicando sobre o ícone Enviar E-mail referente a NF

, o sistema abrirá uma nova guia, com as opções de envio de E-mail.

Figura 37: Tela AV1006 – Consulta de Notas

Incluindo um destinatário, em algumas das opções:

· Enviar um PDF

· Enviar E-mail ao Representante que efetuou o pedido referente a NF (informando o motivo, que é um campo lista nativo do sistema)

· Pode ser enviado uma declaração de Cancelamento

· Pode ser enviado o XML pertencente a NF em questão



NOTA

O usuário que solicita o envio do e-mail, pode marcar o parâmetro Receber uma cópia, assim ele receberá uma cópia do e-mail.

Para confirmar o envio, basta clicar no ícone Enviar

Clicando sobre o ícone Enviar E-mail referente ao motivo da ocorrência, o sistema abrirá uma nova guia, onde uma ocorrência, pode ser registrada. Informando a descrição, selecionando o motivo, selecionando o E-mail.

Figura 38: Tela AV1006 – Consulta de Notas

Clicando sobre o ícone Espelho da NF

, o sistema exibe em uma nova guia, um espelho da nota fiscal.

Figura 39: Tela AV1006 – Consulta de Notas

📌 Aba Produtos

Nesta aba, o sistema traz informações, referente aos produtos da NF pesquisada

Figura 40: Tela AV1006 – Consulta de Notas

📌 Aba Total de Produtos

Na aba Total de produtos, o sistema traz o total de produtos da NF.

Figura 41: Tela AV1006 – Consulta de Notas

📌 Aba Impostos

Na aba Impostos, o sistema traz as informações sobre os impostos que incidem nos produtos.

Figura 42: Tela AV1006 – Consulta de Notas

📌 Aba Logística

Na aba Logística, o sistema exibe os dados aos envios do PDF das NF.

Figura 43: Tela AV1006 – Consulta de Notas

📌 Aba Duplicatas

Na aba Duplicatas, o sistema traz informações referente as duplicatas do pedido.

Figura 44: Tela AV1006 – Consulta de Notas

📌 Aba Contabilização

Na aba Contabilização, o sistema traz as informações referente aos pagamentos, impostos, etc.

Figura 45: Tela AV1006 – Consulta de Notas

5.3 Consulta Nota Fiscal – Dados Gerais

📌 Tela AV549 - Consulta Nota Fiscal – Dados Gerais

Nesta tela, é possível realizar somente consulta aos dados gerais das Notas Fiscais.

Figura 46: Tela AV549 – NF Dados Gerais

Utilizando algum dos filtros:

· Filial: Campo formato lista, onde constam todas as filiais de vendas cadastradas

· Número da Nota Fiscal: Campo numérico para inserir o número da Nota Fiscal

· Data da Emissão: Campo formato data (dd/mm/aaaa) para inserir a data

· Número do pedido: Campo numérico para inserir o número do pedido

· Consulta por: Filtro para escolher entre Nota, data ou pedido

Após inserir algum dado em algum dos filtros, basta clicar sobre o ícone Consultar

, para que o sistema liste a NF e, questão.

Figura 47: Tela AV549 – NF Dados Gerais

5.4 Carteira de Pedidos

📌 Tela AV1020 – Carteira de Pedidos

Nesta tela, é possível consultar a carteira de pedidos.

Figura 48: Tela AV1020 – Carteira de Pedidos

📌 Ícones

Clicando sobre o ícone Itens

, o sistema abre um filtro com os itens que podem ser exibidos ou não durante a pesquisa.

Figura 49: Tela AV1020 – Carteira de Pedidos

Marcando ou desmarcando os itens da lista, esses campos, aparecerão ou não na tela de consulta. Após a seleção (ou desmarcar) dos itens na lista, basta clicar sobre o ícone Atualizar

, para que os campos apareçam (ou desapareçam) na tela.

Clicando sobre o ícone Filtro

, o sistema abrirá uma nova guia, com as opções de filtro para esta tela.

Figura 50: Tela AV1020 – Carteira de Pedidos

A busca pode ser refinada, utilizando a combinação de filtros nesta guia Filtros, onde após o preenchimento das opções, basta clicar no ícone Pesquisar, para que o sistema realize a busca

Para navegar entre os cadastros, basta clicar no ícone Próximo

. Caso queira exportar os dados para Excel, basta utilizar o ícone Exportar

📌 Consultar a Carteira de Pedidos

Para consultar a carteira de pedidos, podemos utilizar os seguintes filtros:

· Filial: Campo formato lista, com as filiais de vendas cadastradas previamente

· Cliente: Campo numérico para inserir o código do cliente

· Representante: Campo numérico para inserir o código do Representante

· Pedido: Campo numérico para inserir o número do pedido

· Data de embarque: Campo formato data

Após inserir os dados nos filtros, basta clicar no ícone Consultar para que o sistema liste a carteira de pedidos, de acordo com os filtros utilizados.

Figura 51: Tela AV1020 – Carteira de Pedidos

Clicando sobre o número do pedido, o sistema redirecionará para a tela AV1003 – Consulta de Pedidos, onde é possível realizar os procedimentos descritos no item 5. Consulta Pedidos.

Figura 52: Tela AV1020 – Carteira de Pedidos

Já na coluna Aviso de Bloqueio, na tela AV1020, quando existe algum bloqueio referente a um pedido, nesta coluna será exibida um ícone Enviar aviso de bloqueio

, que ao ser clicado, abre uma nova guia, para que uma mensagem de aviso de bloqueio possa ser enviada ao cliente.

Figura 53: Tela AV1020 – Carteira de Pedidos

Após inserir as observações, basta clicar no ícone Enviar

, para que o sistema realize o envio da mensagem ao cliente.