Programação e Aprovação de Coleta de Cargas

Sumário

1.Objetivo

Este procedimento tem como objetivo, prestar as orientações para realização programação de coletas de cargas dos pedidos em expedição.

2.Campo de Aplicação

Este procedimento aplica-se ao setor Logístico/Expedição, nas programações e aprovações das coletas de cargas, para uma melhor gestão da expedição dos pedidos.

3.Pré Requisitos

Pré-requisitos: Pedido criado.

4.Fluxograma

N/A

5.Procedimento

5.1 Programação e Aprovação de Coleta de Cargas

ü Tela TR712 – Gerar/Aprovação da Coleta

Nesta tela, consultamos as notas fiscais disponíveis para a separação, consultamos o status da separação, criamos e aprovamos as coletas, consulta as minutas da coleta e consultamos os clientes cadastrados para ter o pedido auditado após a separação (Separação em duas etapas).

Figura 1: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Ícone Consultar	Utilizado para consultar as informações inseridas em tela
Ícone Menu	Menu utilizado para acessar as funções: Notas Fiscais, Coletas, Minutas, Volumes, Auditoria

5.1.1 Consulta de Notas Fiscais

Para realizar a consulta das Notas Fiscais sem carga e notas fiscais especiais (Magazine)disponíveis:

· Informe no campo Período uma data início e fim

Após informar os campos, basta clicar sobre o ícone Consultar

, para que as notas fiscais disponíveis e sem carga, possam ser exibidas.

Figura 2: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

As notas fiscais estarão agrupadas por Transportadoras.

ü Notas Fiscais sem carga

As notas sem carga, serão exibidas com a Situação:

· Em Conferência: São notas que passarão por auditoria dos volumes (conforme tela TR1081)

· Em Separação: São notas fiscais que já se encontram em processo de separação dos volumes

· Na Fila: São notas fiscais na fila aguardando um separador assumir a separação dos volumes

· Separado: São notas fiscais que já estão liberadas para serem adicionadas à uma carga, para embarque

Figura 3: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Para Adicionar uma carga a uma nota fiscal com a preferencialmente com a situação “Separado”:

· Clicar sobre o ícone Adicionar Carga, na coluna Ação

Figura 4: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Neste instante, uma mensagem aparecerá na tela, para que o número da carga, possa ser criado para a nota fiscal.

Informando o número da Carga, basta confirmar a criação, clicando sobre o botão OK

. Se a carga escolhida, já estiver agendada, o sistema exibirá uma mensagem informando do agendamento.

Figura 5: Mensagem de Advertência

Caso a carga adicionada, não tenha ainda um agendamento, a nota fiscal, será enviada para a parte das Notas Fiscais Disponíveis para o agendamento da carga.

ü Notas Fiscais Disponíveis

As notas dispostas nesta seção, estarão agrupadas por Transportadora. As notas com situação Especial, não possuem cargas, porém a geração das coletas, ocorre normalmente.

Figura 6: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Para gerar uma coleta das notas com carga definida:

· Informe no campo Data, a data que a coleta será agendada

· No campo Hora informe a hora que a coleta estará programada para ocorrer

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Nota 1

Clicando sobre o ícone do Relógio, uma lista será exibida com os números para serem combinados e formar o horário proposto.

Figura 7: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Selecionar na coluna Ação, a Transportadora que realizará a coleta das cargas.

Após informar data e hora, selecionando a Transportadora, basta clicar sobre o ícone Gerar Coleta

Após esta etapa, a coleta ficará pendente de aprovação. Para aprovar a coleta, basta acessar através do Menu principal

, a funcionalidade Coleta.

5.1.2 Coletas

Nesta visão, consultamos, aprovamos, cancelamos, ou adicionamos uma nova coleta, à uma coleta existente.

Para acessar as coletas basta posicionar o mouse sobre o Menu

Figura 8: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Clicando sobre Coletas

, definir o período de consulta, e após isso, clicar sobre o ícone Consultar

, o sistema exibirá as notas pendentes de aprovação, e também as notas aprovadas.

Figura 9: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Ícone Adicionar Cargas	Utilizado para exibir as cargas da coleta atual, e também outras cargas da mesma Transportadora, com a possibilidade de incluir outras cargas
Ícone Aprovar	Utilizado para aprovar uma coleta criada
Ícone Cancelar	Utilizado para cancelar uma coleta criada com situação pendente
Ícone Visualizar	Utilizado para visualizar as coletas aprovadas, com a funcionalidade de cancelar a coleta
Ícone Finalizar	Utilizado para finalizar a coleta

Adicionar Cargas

Clicando sobre o ícone Adicionar Cargas

, será exibido uma nova guia, onde será exibido a programação da coleta, bem como as cargas que fazem parte da coleta.

Figura 10: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

ü Cargas da Coleta Atual

Clicando sobre o ícone Cancelar

, na coluna Ação, a coleta será cancelada, retornando para as notas fiscais sem cargas (consulta em Menu – Notas Fiscais – Notas Fiscais sem Carga).

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Exemplo

Figura 11: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Para adicionar uma nota fiscal à uma carga existente:

Figura 12: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Basta selecionar a nota fiscal, através da coluna Ação, e clicar sobre o ícone Confirmar

Figura 13: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Após confirmar a nota fiscal a uma carga existente, a nota passa a integrar as Cargas da Coleta Atual.

Aprovar Coleta Pendente

Nesta visão, aprovamos as coletas pendentes de aprovação.

Figura 14: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Ao clicar sobre o ícone Aprovar

, será exibida uma mensagem de advertência, para que a coleta possa ser aprovada.

Figura 15: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Parar validar a aprovação, basta clicar sobre o botão OK, para que a coleta mude sua situação para Aprovado.

Figura 16: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Cancelar Coleta Pendente

Nesta visão, cancelamos uma coleta pendente de aprovação.

Figura 17: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Ao clicar sobre o ícone Cancelar

, o sistema exibirá uma mensagem de advertência, para que o cancelamento seja confirmado.

Figura 18: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

As notas de varejo, terão sua carga zerada e retornam para as Notas Fiscais sem Carga, já as notas especiais, retornam para Notas Fiscais Disponíveis. (Menu – Notas Fiscais)

Visualizar Cargas da Coleta

Nesta visão, consultamos os dados relativos à carga em questão.

Figura 19: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Clicando sobre o ícone Visualizar

, será exibido uma nova guia, com os dados da coleta, com a opção de cancelar a coleta.

Figura 20: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

As notas de varejo, terão sua carga zerada e retornam para as Notas Fiscais sem Carga, já as notas especiais, retornam para Notas Fiscais Disponíveis. (Menu – Notas Fiscais)

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Nota 2

Esta função, não permite cancelar quando se tem somente uma nota. Coletas únicas e aprovadas, não são permitidas o cancelamento (regra de negócio)

Finalizar Coleta

Nesta visão, é possível finalizar uma coleta. Para finalizar a coleta, basta clicar sobre o ícone Finalizar . Será emitida uma mensagem de advertência, para que a finalização seja aprovada.

Figura 21: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Para aprovar, basta clicar sobre o botão OK

5.1.3 Minuta

Nesta visão, estão disponíveis, as minutas assinadas pelos motoristas com os dados da carga. Para acessar as minutas:

Clicar sobre o ícone Menu

, e clicar sobe o botão

Para pesquisar as minutas:

Figura 22: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

· Informe o Período desejado

· Após informar o período, basta clicar sobre o ícone Pesquisar

, para que o sistema liste as minutas do período

Figura 23: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Para visualizar uma minuta específica:

· Basta clicar sobre o ícone Visualizar

, para que a minuta seja exibida

Figura 24: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Para gerar um arquivo em PDF da minuta, basta clicar sobre o ícone PDF

Figura 25: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

5.1.4 Volumes

Nesta visão, estará disponível, a consulta dos volumes por nota fiscal. Clicar sobre o ícone Menu

, e clicar sobe o botão

Figura 26: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Para pesquisar os volumes:

· Informe o número da nota fiscal que se deseja consultar os volumes

· Após informar o número da nota fiscal, basta clicar sobre o ícone Pesquisar

, para que o sistema liste os volumes referente a nota fiscal

Figura 27: Tela TR712 – Gerar Aprovação da Coleta

Passando o mouse sobre o número do volume, será exibido os itens que compões o volume, auxiliando na conferência do volume. (Modal)

5.1.5 Auditoria

Nesta visão, cadastramos os clientes que terão seus pedidos auditados após a separação do pedido. Clientes cadastrados nesta opção, terão os pedidos separados em duas etapas, conforme descrito no procedimento Separação e Conferência de Nota Fiscal.

Para acessar a opção Auditoria:

· Clicar sobre o ícone Menu

, e clicar sobe o botão