Relatório de Não Conformidades

Sumário
 
1.Objetivo    
2.Campo de Aplicação    
3.Pré Requisitos    
4.Fluxograma
5.Procedimento    
5.1 Cadastro dos Tipos de Não Conformidade    
5.2 Habilitar Usuários    
5.3 Relatório de Não Conformidades    
5.3.1 Relatório de Não Conformidade – Ação Imediata    
5.3.2 Relatório de Não Conformidade – Diagrama de Causa e Efeito    
5.3.3 Relatório de Não Conformidade – Plano de Ação    
5.3.4 Relatório de Não Conformidade – Avaliação da Eficácia    
 
 
1.Objetivo
 
Este procedimento tem como objetivo, prestar as orientações para a realização de abertura de relatórios de não conformidades.
 
2.Campo de Aplicação
 
Esse procedimento aplica-se a todas as áreas da empresa que venham a constatar alguma não conformidade em auditorias internas, auditorias externas, indicadores de processo, produto/processo, fornecedores e outros.
 
3.Pré Requisitos
 
Pré-requisitos: Cadastro dos tipos de não conformidades (tela SU735), cadastro dos usuários habilitados a abrir não conformidades (Tela GS578).
 
4.Fluxograma
 
Figura 1: Fluxograma – Gestão das RNCs
5.Procedimento                        
                                                                
5.1 Cadastro dos Tipos de Não Conformidade
 
ü Tela SU735 – Cadastro de Não Conformidade
 
Nesta tela, realizamos o cadastro da descrição das não conformidades, relacionando-as, ao tipo de não conformidade.
 
Figura 2: Tela SU735 – Cadastro de Não Conformidades
 
·     Código não conformidade: Campo numérico para inserir um código para a descrição
 
·     Ação: Campo formato lista com as opções Inc (Incluir) e Alt (Alterar)
 
·     Descrição da não conformidade: Campo para nomear a não conformidade
 
·     Desativado:  Parâmetro para desativar a não conformidade
 
·     Número ocorrências para obrigatoriedade do plano de ação: Campo para informar quantos registros de não conformidades, são necessários para o sistema incluir o plano de ação na abertura da RNC.
 
Após selecionar na lista no campo Tipo de não conformidade, a opção desejada, basta preencher as informações em tela, e após isso, clicar sobre o ícone Atualizar , para que o sistema crie o registro.
Caso deseje alterar algum cadastro, basta selecionar o tipo de não conformidade no campo Tipo de não conformidade, clicar sobre o ícone Consultar ,  para que o sistema carregue na tela os cadastros. Use o ícone Próximo Registro para navegar entre os cadastros e ao encontrar a opção desejada, basta selecionar a opção Alterar no campo Ação, e clicar sobre o ícone Atualizar .
 
Figura 3: Tela SU735 – Cadastro de Não Conformidades
 
5.2 Habilitar Usuários                                                                                    
 
ü Tela GS578 – Usuário/Sequência de Fluxo
 
Nesta tela, é possível relacionar o usuário, há uma atividade e ao tipo de fluxo que esse usuário, estará habilitado a participar.
 
Figura 4: Tela GS538 – Usuário/Sequência de Fluxo
 
  • Selecionando o Controle de Origem como E-mail, clicando sobre o ícone Aprovar , para habilitar as opções do campo Tipo de Fluxo
  • No campo  Tipo de fluxo, basta selecionar a opção  (SU720),  clicando sobre o ícone Aprovar , para habilitar as opçõesdo campo Sequência de Fluxo
  • No campo Sequência de fluxo, escolher a opção desejada (Avaliação da Eficácia ou Abrir RNC), informar o usuário (campo Usuário no formato nome.sobrenome), e clicar sobre o ícone Atualizar , para que o sistema realize o registro.
 
Figura 5: Tela GS538 – Usuário/Sequência de Fluxo
 
5.3 Relatório de Não Conformidades
 
ü Tela SU721 – Relatório de Não Conformidade
 
Nesta tela, realizamos a consulta das RNCs em aberto, assim como realizamos a criação de Relatórios de não conformidades.
Ao acessar a tela, será carregado todas as RNCs que estejam em aberto com os dados básicos:
 
·     Código da RNC
 
·     Responsável pela RNC
 
·     Situação da RNC (qual etapa se encontra)
 
·     Data de início/final
 
·     Descrição da RNC
 
Figura 6: Tela SU720 – Relatório de Não Conformidades
 
 
Ícone Incluir
 
 Utilizado para incluir um registro no sistema.
 
 
Ícone Consultar
 
 Utilizado para consultar um registro no sistema.
 
 
Ícone Próximo
 
 
Utilizado para navegar entre os registros.
 
 
Ícone Limpar
 
 
 
Utilizado para limpar os filtros da tela para inserir um novo registro.
 
 
Ícone Exportar CSV
 
 
 
Utilizado para exportar um arquivo Excel das RNCs.
 
 
Ícone Incluir Reponsável
 
 
Utilizado para incluir um Resposável no filtro para realizar uma busca de um usuário específico
 
Ícone Limpar Filtro dos Responsáveis
 
 
 Utilizado para limpar o filtro do campo Responsável.
 
Ícone Atualizar
 
 
 
Utilizado para alterar um RNC que esteja não encerrada.
 
Ícone Imprimir Identificação
 
 
Utilizado para realizar a impressão da identificação da RNC.
Ícone Imprimir RNC Completa
 
 
Utilizado para realizar a impressão da  RNC completa.
 
A tela possui filtros que podem ser combinados para buscar determina RNC. São eles:
 
·     Ação
 
·     Situação
 
·     Disposição
 
·     Tipo de RNC
Selecionando o tipo de filtro desejado, basta clicar sobre o cone Consultar , para o sistema retorne com as informações.
Para criar uma nova RNC, basta clicar sobre o ícone Incluir , para que o sistema abra uma nova guia.                                                                                                        
 
Figura 7: Tela SU721 – Relatório de Não Conformidades
 
·     Selecione se a Ação será Corretiva ou Preventiva
 
·     Selecione um responsável pela RNC (campo Responsável)
 
·     Selecione o tipo da RNC (Campo Tipo)
 
·     Se a RNC, for relacionada a produto, basta incluir o código no campo produto, ou clicar sobre o ícone
 
O sistema abrirá uma nova guia para que o nome do produto seja digitado. Após acionar a tecla Enter, o sistema trará a lista de produtos para ser selecionado. Clicando sobre o código do produto, o sistema carregará o mesmo na tela SU721, no campo produto.
 
                               Figura 9: Tela SU721 – Relatório de Não Conformidades
 
Selecionando o produto, basta informar os outros campos:
 
·     Lote
 
·     Unidade de medida
 
·     Descrição da RNC
 
Após o preenchimento das informações, basta clicar sobre o ícone Incluir , para que o sistema crie o registro da RNC.
 
                    
Figura 10: Tela SU721 – Relatório de Não Conformidade
 
Após a inclusão do registro, será necessário liberar a RNC para a avaliação do(s) responsáveis pelas ações.
 
Nesta fase, novos ícones se habilitarão na tela. Nesta etapa é possível incluir anexos relevantes à RNC. 
 
                
Figura 11: Tela SU721 – Relatório de Não Conformidades
 
Para enviar a RNC para a avaliação do responsável pelas ações, basta clicar sobre o ícone Liberar para o responsável .   
 
Ao liberar a RNC para avaliação, o responsável, recebe um e-mail de notificação com os dados da Não Conformidade.
 
 
Figura 12: Notificação via E-mail
 
5.3.1 Relatório de Não Conformidade – Ação Imediata                                            
 
ü Tela SU720 – Relatório de Não Conformidade
 
Após a liberação para o responsável pela RNC, o sistema habilitará uma nova guia, para ser documentada a Ação Imediata.
 
Figura 13: Tela SU721 – Relatório de Não Conformidades
 
Se tratando de produto, preencher os campos:
 
·     Quantidade reprovada
 
·     Quantidade Transferência artigo
 
·     Quantidade aprovada sobre concessão
 
·     Incluir uma descrição para a ação imediata
 
·     Incluir uma data para o período (de, até)
 
·     Informar um responsável
Após a inclusão das informações, basta clicar sobre o ícone Incluir Ação Imediata , para que o sistema realize o registro da ação.
 
Nota 1
 
Pode ser incluir/excluir mais de uma disposição, e para isso basta incluir novamente.
 
 
5.3.2 Relatório de Não Conformidade – Diagrama de Causa e Efeito
 
ü Tela SU721 – Relatório de Não Conformidade
 
Nesta etapa, é realizada o preenchimento da análise de causa da RNC.
 
Figura 14: Tela SU721 – Relatório de Não Conformidades
 
Após finalizar o preenchimento, basta clicar no ícone Atualizar , para o sistema realizar o registro da ação, e liberar a próxima etapa.
 
5.3.3 Relatório de Não Conformidade – Plano de Ação                                                      
 
ü Tela SU721 – Relatório de Não Conformidade
 
Nesta etapa, o sistema libera a guia Plano de ação, para ser implementado.
 
Figura 15: Tela SU721 – Relatório de Não Conformidades
 
Após inserir as informações, basta clicar sobre o ícone Atualizar , para o sistema criar o registro. Nesta etapa, é possível inserir anexos para evidenciar o plano de ação.
 
Figura 16: Tela SU721 – Relatório de Não Conformidades
 
Após a inclusão do plano de Ação, caso precise liberá-lo novamente, basta clicar no ícone Liberar Plano de Ação .
Agora, a Avaliação da Eficácia, estará liberada.
 
5.3.4 Relatório de Não Conformidade – Avaliação da Eficácia
 
ü Tela SU721 – Relatório de Não Conformidade
 
Nesta etapa, avalia-se a eficácia das ações da RNC.
 
Figura 17: Tela SU721 – Relatório de Não Conformidades
 
Informando a situação da avaliação como: Aprovado ou Aprovado com restrições, o sistema finaliza a RNC.
 
Informando reprovado, um novo prazo terá que ser informado, e a RNC permanece aberta.
 
Informando os dados para a avaliação, basta clicar sobre o ícone Finaliza fluxo , para que o sistema encerra a RNC.
 
Nota 2
 
O responsável pela RNC, não poderá avaliar a eficácia da RNC (regra de negócio). Para retornar a RNC para o plano de ação, basta clicar sobre o ícone , para que o plano retorno ao responsável.