Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compras

Sumário

1.Objetivo

Este procedimento tem como objetivo, prestar as orientações para as Aprovações Eletrônicas das Solicitações de Compras no sistema

2.Campo de Aplicação

Este procedimento aplica-se ao processo de atendimento as solicitações de comrpas.

3.Pré Requisitos

Pré-requisitos: Criação da Ordem de Compra na tela SU511, Cadastro das Contas para as Solicitações de Compras (SU725), Cadastro do Fluxo de Aprovações por Valor (opcional, caso queira controlar por valor) (SU650) e Cadastrar Relacionamento Usuário/Centro de Custos (CG533).

4.Fluxograma

5.1 Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compras

ü Tela SU650 Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compras

Nesta tela, aprovamos e submetemos as solicitações de compras, ao fluxo de aprovação (de acordo com a empresa).

Figura 1: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compra

Ícone Atualizar	Utilizado para Atualizar/validar alterações em tela
Ícone Consultar	Utilziado para consultar uma cotação a ser aprovada eletronicamente
Ícone Exportar CSV	Utilizado para gerar um download de um arquivo em Excel das cotações
Ícone Criar	Utilizado para incluir as SICs que irão participar de uma coleta de preços, com base nos fornecedores homologados e no histórico de compras

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Nota 1

Para a Circulo, o fluxo de aprovação acontece de ordem diferente da Plasvale.

Sequência do fluxo do Markenting:

Figura 2: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compra

Para iniciar a aprovação, busque pela solicitação através dos filtros:

Figura 3: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compra

As solicitações que forem artes, serão encaminhadas para a aprovação do Marketing. Basta selecionar Marketing - Aprovação e artes, clicar sobre o ícone Consultar

, para que o sistema retorne com as solicitações de compras do fluxo do Marketing.

Figura 4: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compra

Neste Fluxo, o usuário tem a opção de aprovar, reprovar, devolver a solicitação ao solicitante e devolver a solicitação para o comprador. Para isso, basta realizar o procedimento:

· Em Atualizar: Selecionar uma das opções - Aprovado, Reprovado, ou Devolver para o solicitante ou Devolver ao Comprador

· No campo Marcar: Selecionar a ordem de compras desejada

· Após marcar as opções para a atualização da SIC, basta clicar no ícone Atualizar

· Abrira uma guia para a inclusão das Observações que forem pertinentes

· Clicando no ícone Confirma

, a SIC está aprovada e será encaminhada ao próximo nível

Figura 5: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compra

· Nível: Campos para selecionar o nível da aprovação, de acordo com a fase da SIC

· Atualizar: Campos para marcar o status da aprovação

ü Para iniciar a aprovação, busque pela solicitação através dos filtros:

Figura 6: Tela SU650 Aprovação Eletrônica de Solicitação de Compras

· Prioridade

· Usuário

· Material (código do material)

· Descrição do material

· Centro de Custo de Destino

· Com O.S

· Sem O.S destino

· Por Tipo de Material

· Número da Coleta

· Número da Solicitação

· Somente com orçamento

· Solicitação sem coleta

· Ordenar por prioridade

Após parametizar a consulta, basta clicar sobre o ícone Consultar

, para que o sistema retorne com as informações. Clicando no ícone Consultar, o sistema trará todas as Solicitações de Compras em aberto.

Figura 7: Tela SU650 Aprovação Eletrônica de Solicitação de Compras

· Selecionando a Solicitação a ser aprovada, basta marcar os campos:

Figura 8: Tela SU650 Aprovação Eletrônica de Solicitação de Compras

· Nível: Selecione o nível Coordenadores - Aprovação

· Atualizar: Selecionar Em Atualizar uma das opções - Aprovado, Reprovado, ou Devolver para o solicitante

· Marcar: Selecionar a ordem de compras desejada

· Após marcar as opções para a atualização da SIC, basta clicar no ícone Atualizar

· Abrira uma guia para a inclusão das Observações que forem pertinentes

· Clicando no ícone Confirma

, a SIC está aprovada e será encaminhada ao próximo nível

Figura 9: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compras

No Nível Compras Cotação:

· Selecione o nível Compras - Cotação

Após parametizar a consulta, basta clicar sobre o ícone Consulta

, para que o sistema retorne com as informações.

Figura 10: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compras

· Atualizar: Selecionar Em Atualizar uma das opções

Se a solicitação de compras, for produtos gráficos, selecionar a atualização como Aprovar para Marketing, onde o aprovador do Marketing fará a aprovação da solicitação.

· Marcar: Selecionar a ordem de compras desejada

· Após marcar as opções para a atualização da SIC, basta clicar no ícone Atualizar

Figura 11: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compras

· Abrira uma guia para a inclusão das Observações que forem pertinentes

· Clicando no ícone Confirma

, a SIC está aprovada e será encaminhada ao próximo nível

No nivel Marketing:

· Selecione o nível Marketing - Aprovação e artes

Após parametizar a consulta, basta clicar sobre o ícone Consulta

, para que o sistema retorne com as informações.

Figura 12: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compras

· Atualizar: Selecionar Em Atualizar uma das opções

· Marcar: Selecionar a ordem de compras desejada

· Após marcar as opções para a atualização da SIC, basta clicar no ícone Atualizar

Figura 13: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compras

· Abrira uma guia para a inclusão das Observações que forem pertinentes

· Clicando no ícone Confirma

, a SIC está aprovada e será encaminhada ao próximo nível

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Nota 2

A Aprovação acontece em todos os níveis: Compras, Marketing, Coordenadores, Diretores. O procedimento a ser realizado, é o mesmo para todos aprovadores.

Clicando sobre o número da solicitação, uma nova guia será exibida com as informações referente a solicitação, o histórico de liberações, incluir arquivos e consultar arquivos anexos.

Figura 14: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compras

Ícone Atualizar	Utilizado para Atualizar/validar alterações em tela
Ícone Voltar	Utilziado para retornar a visão anterior
Ícone Incluir Anexos a SIC	Utilizado para incluir arquivos anexos a SIC
Ícone Abrir Arquivos	Utilizado para consultar arquivos anexos a SIC

5.2 Incluir Solicitações na Coleta

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Importante

Esta funcionalidade, se baseia no histórico dos fornecedores e também nos fornecedores já homologados previamente.

Esta funcionalidade, estará disponível somente no Nível Comprador - Cotação, onde após a consulta das SICs em aberto, o sistema habilitará a função para incluir as SIC, em uma coleta.

Basta selecionar o prâmetro Incluir Solicitação na Coleta:

Figura 15: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compras

Selecionando a(s) SICs que deseja incluir na coleta, basta clicar sobre o Botão Criar

, onde uma nova guia será exibida, para que a coleta possa ser criada.

Figura 16: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compras

· Informe a Descrição da Coleta

· Selecione o Comprador que realizará a coleta

Caso deseje copiar uma outra coleta, informe o número para que o sistema possa criar a coleta com base na cópia. Após informar os dados da coleta, basta clicar sobre o ícone

, onde uma nova guia será exibida para que o Fornecedor possa ser informado.

Figura 17: Tela SU650 – Aprovação Eletrônica de Solicitações de Compras

Depois da coleta criada abrirá uma nova guia, onde será possível escolher os fornecedores, com base nos fornecedores homologados e também no histórico de compras.

Nesta guia podemos:

· Escolher um comprador para receber uma cópia da coleta

· Escolher o período de meses para o sistema filtrar o histórico dos Fornecedores

· Escolher os Forncedores com base no histórico de compras

Após parametrizar o envio da coleta, basta clciar sobre o ícione Atualizar

, onde o sistema enviará o e-mail para os fornecedores.

5.2 Alterar Carteira de Compras

Nesta tela, existe a funcionalidade de alterar uma solicitação de compras de carteira.

Após realizar a consulta das solicitações com nível de Compras - Cotação, basta selecionar o parâmetro Alterar p/ Carteira e selecionar o campo ao lado, direcionando para a carteira desejada e selecionar a solicitação desejada.

Após parametrizar o envio para outra carteira, basta clciar sobre o ícione Atualizar

, onde o sistema mudará a solicitação de carteira.