Cadastro de Apropriação do Próximo Exercício

Sumário

1.Objetivo

Este procedimento tem como objetivo, prestar as orientações para o cadastro dos parâmetros para o lançamento contábil, para o próximo exercício.

2.Campo de Aplicação

Este procedimento aplica-se ao setor Contábil nos lançamentos contábeis de despesas.

3.Pré Requisitos

Pré-requisitos: Cadastro de Centros de Custo e Contas Contábeis, Cadastro dos Parâmetros Contábeis.

4. Fluxograma

5.Procedimento

5.1 Cadastro das Despesas

Para criar o cadastro das apropriações na tela GS585, é necessário cadastrar as Despesas, na tela GS512 – Elementos de Itens Codificados.

Figura 1: Tela GS512 – Elementos de Itens Codificados

Para cadastrara as despesas:

· Informe no campo Código do Item: CDDESEXE

· No campo elemento, informe um código número sequencial (ex: 1, 2, 3, 4, etc)

· Certifique-se que o campo Ação esteja como Inc (Incluir)

Após informar os campos, basta clicar sobre o ícone Atualizar

, para criar o registro. Desta forma a Despesa aparecerá no campo Despesa da tela GS585.

5.2 Cadastro de Apropriação

ü Tela CG585 – Cadastro Apropriação Próximo Exercício

Nesta tela, cadastramos os parâmetros para lançamento contábil de despesa, que porventura, são recorrentes (todo mês). Desta forma, os lançamentos são realizados automaticamente e contabilizados na execução do relatório CGR071 – Apropriação do Próximo Exercício.

Figura 2: Tela CG585 - Cadastro Apropriação do Próximo Exercício

Ícone Consultar	Utilizado para consultar um registro/despesa cadastrado no sistema
Ícone Cadastrar nova Despesa	Utilizado para acessar a guia de cadastro de uma nova despesa
Ícone Voltar/Próximo	Utilizado para validar navegar entre os registros no sistema

Para realizar a consulta das despesas já cadastradas, basta selecionar algum dos fitros:

· Despesa (Tipo de despesa)

· Centro de Custo

· Data de Inclusão da despesa

Figura 3: Tela CG585 - Cadastro Apropriação do Próximo Exercício

Selecionando um dos campos, para filtrar o tipo de consulta, basta clicar sobre o ícone Consultar , para que o sistema retorne com os dados.

Figura 4: Tela CG585 - Cadastro Apropriação do Próximo Exercício

Para editar uma despesa confirmada:

Basta clciar sobre o ícone Ver Despesas

, onde uma nova guia será aberta.

Figura 5: Tela CG585 - Cadastro Apropriação do Próximo Exercício

Ícone Consultar	Utilizado para consultar um registro/despesa cadastrado no sistema
Ícone Atualizar	Utilizado para atualizar/alterar alguma alteração realizada em tela
Ícone Excluir Apripriação	Utilizado para incluir uma nova despesa no sistema para apropriação
Ícone Cancelar Apropriação	Utilizado para cancelar uma apropriação de despesas criadas no sistema
Ícone Limpar	Utilizado limpar a tela para um novo cadastro de despesa no sistema
Ícone Voltar	Utilizado para retornar a visão anterior
Ícone Buscar Forncedor	Utilizado para pesquisar o nome de um fornecedor
Ícone Buscar Histórico	Utilizado para pesquisar o nome de um fornecedor
Ícone Buscar Conta Crédito	Utilizado para pesquisar uma conta de crédito
Ícone Buscar Conta Débito	Utilizado para pesquisar uma conta de Débito

OS campos abaixo, são passíveis de alteração:

· Data da 1ª Apropriação

· Número da Nota Fiscal

· Quantidade de Parcelas

· Fornecedor

· Histórico

· Conta Crédito

· Conta Débito

· Saldo

Também podemos excluir a apropriação, clicando sobre o ícone Excluir Apropriação , ou Cancelar Apropriação, clicando sobre o ícone Cancelar Apripriação . Clicando sobreo o ícone Limpar , o sistema prepara a tela para receber um novo cadastro de apropriação de despesas.

Figura 6: Tela CG585 - Cadastro Apropriação do Próximo Exercício

Ícone Consultar	Utilizado para consultar um registro/despesa cadastrado no sistema
Ícone Incluir	Utilizado para incluir uma nova apropriação de despesas
Ícone Voltar	Utilizado para retornar para a visão anterior

5.2.1 Cadastrar Nova Despesa

Para criar os cadastros dos parâmetros para a apropriação:

Figura 7: Tela CG585 - Cadastro Apropriação do Próximo Exercício

Basta clciar sobre o ícone Cadastrar nova Despesa , sistema será direcionado para a guia de cadastro da nova despesa.

Figura 8: Tela CG585 - Cadastro Apropriação do Próximo Exercício

· Selecionar o tipo de despesa no campo Despesas

· Selecionar o Centro de Custo onde a apropriação da despesa ocorrerá mensalmente

· Informar a Data da Inclusão

· Informe a Data da Primeira Apropriação (primeiro lançamento)

· Informe o Número da Nota Fiscal (que ocorrerá com frequência)

· Informe a Quantidade Parcelas

· Informe o código do Fornecedor

· Informe o número do Histórico (cadastrado na tela CG508 – Cadastro de Histórico Padrão)

· Informar o Centro de Custo que receberá o lançamento da despesa

· Informe também a Conta Crédito

· Informe a Conta Débito

· Informe o valor do Saldo

Após informar os campos, basta clicar sobre o ícone Incluir

, para criar o cadastro da apropriação.

Figura 9: Tela GS585 – Cadastro de Apropriação Próximo Exercício

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Nota 1

O relatório CGR071 – Apropriação do Próximo Exercício, vai olhar os dados que cadastrados na tela CG585 e realizar a contabilização.

Apropriação cadastrada com sucesso.

Figura 10: Tela GS585 – Cadastro de Apropriação Próximo Exercício

5.2.2 Cancelar Apropriação de Despesas

Para cancelar um cadastro, basta clciar sobre o ícone Ver Despesas

, onde uma nova guia será aberta.

Figura 11: Tela GS585 – Cadastro de Apropriação Próximo Exercício

Clicando sobre o ícone Cancelar Apropriação

, uma nova guia será exibida para que uma justificativa possa ser informada.

Figura 12: Tela GS585 – Cadastro de Apropriação Próximo Exercício

Após inforamar o motivo do cancelamento, basta clciar sobre o botão Confirmar

5.3 Relatório para Apropriação das Despesas

ü Tela CGR071 - Apropriação do Próximo Exercício

Este relatório deve ser executado mensalmente, para que possa realizar a contabilização das despesas, conforme parametrizado na tela CG585.

Figura 13: Tela CGR071 – Apropriação Próximo Exercício

Existem duas possibilidade de execução do relatório:

ü Na opção 1: Listar somente os valores (campo Obrigatório 1: 1)

ü Na opção 2: Lista os valores e realizar o lançamento contábil (campo Obrigatório 2: 2)

Primeiro, executamos o relatório como na Opção 1: Somente listar os valores. Depois, executamos novamente porém como na opção 2.

Para encaminhar o relatório para a fila de execução:

1° vez - Apenas Listar os Valores

· No campo Obrigatório 1: Informe a opção 1 Listar

· No campo Obrigatório 2: Informe o mês/ano de referência

· No campo Repetitivo 3, informe a conta contábil que deseja realizar a contabilização

2° vez - Listar e Lançamento Contábil

· No campo Obrigatório 1: Informe a opção 1 Listar

· No campo Obrigatório 2: Informe o mês/ano de referência

· No campo Repetitivo 3, informe a conta contábil que deseja realizar a contabilização

Após informar os campos, basta clicar sobre o ícone Incluir

, para criar a solicitação do relatório. Após criar a solicitação, basta clicar sobre o ícone Aprovar

, para encaminhar o relatório para a fila de produção.

Figura 14: Tela CGR071 – Apropriação Próximo Exercício

5.4 Consulta Apropriação Próximo Exercício

ü Tela CG586 – Consulta Apropriação Próximo Exercício

Nesta consultamos as despesas cadastradas para serem contabilizadas através da tela CG585 e CGR071.

Figura 15: Tela CG586 – Consulta Apropriação Próximo Exercício

Para realizar a consulta de uma apropriação criada no sistema:

· Selecione uma das opções do campo Consulta por (Todos, Pendente, Aprovados)

· Selecione no campo Despesas, o tipo de despesa que deseja consultar

· No campo Centro de Custos, selecione qual é o centro de custo da despesa

Após informar ao menos estes dois campos, basta clicar sobre o ícone Consultar

Figura 16: Tela CG586 – Consulta Apropriação Próximo Exercício