Relatório de Viagem

Sumário

1.Objetivo

Este procedimento tem como objetivo, prestar as orientações para a realização do preenchimento do relatório de viagem, necessário para justificar os custos da viagem.

2.Campo de Aplicação

Este procedimento aplica-se a todos os setores que necessitam de realizar viagens, Internacionais ou Nacionais.

3.Pré Requisitos

Pré-requisitos: Viagem aprovada.

4.Fluxograma

Figura 1: Fluxograma de Solicitação e Aprovação de Viagens

5.Procedimento

5.1 Relatório de Viagens

ü Tela FN670 – Relatório de Viagem

Nesta tela, justificamos os custos da viagem, e submetemos para a aprovação, de acordo com o fluxo de aprovação estabelecido pela tela FN667 – Cadastro de Fluxo de Aprovação de Viagens.

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Nota 1

Caso a viagem tenha mais de 10 clientes, deverá ser alterado o valor do campo Quantidade de Visitas ou Quantidade de Despesas na Aba Parâmetros.

Para incluir mais linhas digitáveis na aba Visitas, basta alterar na aba Parâmetros, o campo Quantidade clientes visitados.

Alterando este campo, será acrescido novos campos para informar mais visitas (o campo já inicia com 10 clientes, ou seja 10 campos digitaveis na aba Vistas).

Para incluir mais linhas digitáveis na aba Desepsas, basta alterar na aba Parâmetros, o campo Quantidade de Despesas.

Após alterar o valor destes campos, basta clicar sobre o ícone Atualizar

, para o sistema incluir a quantidade de despesas ou viagens de acordo com o preenchido nos campos.

Figura 2: Tela FN670 – Relatório de Viagem

Legenda Ícones

Ícone Consultar	Utilizado para consultar um registro no sistema.
Ícone Atualizar	Utilizado para validar uma alteração realizada em um dado registro.
Ícone Excluir	Utilizado para excluir um registro no sistema.
Ícone Imprimir	Utilizado para imprimir, uma cópia do relatório de viagens
Ícone Submeter a Aprovação	Utilizado para enviar um relatório de viagem, para o fluxo de aprovação
Ícone Consultar Histórico de Aprovação	Utilizado para acessar o histórico de aprovação dos relatórios de viagens
Ícone Cancelar	Utilizado para cancelar um relatório de viagens

Para iniciar um relatório de viagens:

· Informe o número da viagem, no campo Número

Após informar este campo, basta clicar sobre o ícone Consultar

, para que o sistema busque os dados da viagem.

ü Aba Parâmetro

Figura 3: Tela FN670 – Relatório de Viagem

· Selecione o (s) participante (s) da viagem

· Informe o centro de custo para locar as despesas da viagem

Os campos, Quantidade de despesas e Quantidade clientes Vistitados, reflete na quantidade de linhas digitáveis nas respectivas abas Despesas e Visitas (ver Nota 1).

Caso ocorra outras despesas extras durante a viagem, descreva no campo Descrição.

Após informar os campos, clique sobre o ícone Atualizar

, para validar estas informações. Após atualizar as informações, siga para a próxima aba.

ü Aba Adiantamentos

Nesta aba, informamos os adiantamentos que porventura, seja necessário.

Figura 4: Tela FN670 – Relatório de Viagem

Para declarar os Adiantamentos:

· Informe os valores no campo Quantidade (Em moeda ou cartão empresarial)

· Informe os valores de passagens que tiveram os valores adiantados, deslocamentos, hotel quando for faturado

Após informar os campos, clique sobre o ícone Atualizar

, para validar estas informações. Após atualizar as informações, siga para a próxima aba.

ü Aba Despesas

Nesta aba, especificamos as despesas da viagem, de forma detalhada.

Figura 5: Tela FN670 – Relatório de Viagem

Para realizar o lançamento detalhado das despesas de viagem:

· Informe a data da despesa

· Informe a Localidade e UF, onde ocorreu a despesa

· No campo Despesa, selecione o tipo de despesa

· No campo Valor, informe o valor relativo à despesa

· Para que o (s) valor (es) possam ser faturados para a empresa, o parâmetro Faturado Empresa, deve ser selecionado

Após informar os campos, clique sobre o ícone Atualizar

, para validar estas informações. Após validar as informações, será habilitado um ícone para que uma justificativa possa ser inserida para a despesa.

Figura 6: Tela FN670 – Relatório de Viagem

Clicando sobre o ícone Justificativas

, abrirá uma nova guia, onde uma justificativa pode ser informada.

Figura 7: Tela FN670 – Relatório de Viagem

Clicando sobre o ícone Anexos

, abrirá uma nova guia, para que um anexo (recibos, NF, etc, de acordo com a política de viagens da empresa), possa ser incorporado a despesa.

Figura 8: Tela FN670 – Relatório de Viagem

Após informar as justificativas e anexar os arquivos, clique sobre o ícone Atualizar

, para validar as informações. Após atualizar as informações, siga para a próxima aba.

ü Aba Justificativas

Nesta aba, incluímos as justificativas ou informações adicionais que seja relacionada a viagem/custo.

Após informar as justificativas, clique sobre o ícone Atualizar

, para validar as informações. Após atualizar as informações, siga para a próxima aba.

ü Aba Controle de KM

Para ativar as funcionalidade desta aba, a Aba Visitas, precisa ser preenchida primeiramente, para que possa realizar os cálculos.

Figura 9: Tela FN670 – Relatório de Viagem

ü Aba Visitas

Nesta aba, quando visitamos um cliente, o sistema realiza o cálculo de quilometragem de acordo com endereço informado no cadastro do cliente.

Figura 10: Tela FN670 – Relatório de Viagem

Para informar uma visita:

· Informe o código do cliente

· Em seguida clique sobre o ícone Atualizar, para carregar os dados na tela

· Em seguida, clique sobre o ícone Quilometragem

, onde uma nova guia será aberta para que o endereço de partida, possa ser informado

Figura 11: Tela FN670 – Relatório de Viagem

· Informando o endereço de partida

· Selecionar como será calculado o percurso, utilizando os parâmetros: Calcular Volta e Destina Final

· Clique primeiramente em Gerar, para que o Mapa possa ser carregado com o percurso

· Depois clique sobre o botão Salvar, para que a quilometragem possa ser salva. Neste instante o sistema já calcula a quantidade de KM Percorrido, e o Valor do Reembolso (informado na aba Visitas)

Figura 12: Tela FN670 – Relatório de Viagem

· Clicando sobre o ícone KM Excedente

, uma nova guia se abrirá para que em casos em que seja necessário informar um excedente

Figura 13: Tela FN670 – Relatório de Viagem

Basta fechar a guia Quilometragem Excedente, e clicar sobre o ícone Atualizar

, para que a aba Controle de KM, seja atualizada.

Figura 14: Tela FN670 – Relatório de Viagem

Após informar todas as abas, basta clicar sobre o ícone Submeter a Aprovação

, para enviar o relatório para o fluxo de aprovação, definido na tela FN667 – Cadastro de Fluxo de Aprovação de Viagem.