Cadastro de Viagens Internacionais e Nacionais

Sumário

1.Objetivo

Este procedimento tem como objetivo, prestar as orientações para a realização do cadastro de viagens Internacionais e Nacionais

2.Campo de Aplicação

Este procedimento aplica-se a todos os setores que necessitam de realizar viagens, Nacionais e Internacionais.

3.Pré Requisitos

Pré-requisitos: Cadastro de Conta Despesa Viagem, Cadastro de Fluxo de Aprovação de Viagens, Relatório, Financeiro e de Adiantamento.

4.Fluxograma

5.Procedimento

5.1 Cadastro de Viagem Internacional

ü Tela FN668 – Cadastro de Viagem Internacional

Nesta tela, cadastramos os dados da viagem internacional como, itinerário, motivo da viagem, datas de ida e retorno, os participantes, informa as despesas com a viagem e os adiantamentos.

Figura 1: tela FN668 – Cadastro de Viagem Internacional

Legenda Ícones

Ícone Consultar	Utilizado para consultar um registro no sistema.
Ícone Atualizar	Utilizado para validar a criação em um dado registro.
Ícone Submeter a Aprovação	Utilizado para enviar o cadastro da viagem, para ser submetido ao fluxo de aprovação
Ícone Consultar Histórico de Aprovação	Utilizado para consultar o histórico de aprovação da viagem
Ícone Consultar Histórico de Aprovação Adiantamento	Utilizado para consultar o histórico de aprovação do adiantamento
Ícone Acrescentar Linha	Utilizado para acrescentar mais uma linha de participantes/faturar contra

Para criar uma viagem internacional:

ü Aba Dados Gerais:

· Informe o Destino (ida e volta)

· Informe o motivo da viagem

· Informe as datas de ida e volta

· No caso de atendimento de clientes, informe a quantidade que será atendida

· No campo Participantes, informe o nome (nome.sobrenome) do (s) participante (s) da viagem

· No campo Faturar Contra, informe contra quem (empresa) será faturada a viagem

Figura 2: tela FN668 – Cadastro de Viagem Internacional

Após preencher os dados da aba Dados Gerais, clique sobre o ícone Atualizar

, para criar o cadastro, e após a criação da viagem, mude para a aba Despesas, para prosseguir com o cadastro da viagem.

ü Aba Despesas

Figura 3: tela FN668 – Cadastro de Viagem Internacional

· No campo Tipo, selecione o tipo de despesa que a viagem terá

· No campo Usuário, o sistema carregará de forma automática, o (s) usuário (s)informado na aba Dados Gerais

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Nota 1

Para cada tipo de despesa informado, o sistema habilitará os campos de acordo com o tipo selecionado.

· Informe a origem/destino da viagem, a data e hora da viagem, a companhia aérea, o custo da viagem e a moeda

· Informe também os dados da hospedagem

· Os custos com refeição, transportes, e demais custos adicionais

Após preencher a aba Despesas, clique sobre o ícone Atualizar

, para validar este cadastro e após a validação, mude para a aba Estimativa de retorno, para prosseguir com o cadastro da viagem.

ü Aba Estimativa de Retorno.

Nesta aba, são declarados a estimativa de retorno financeiro, quando o objetivo da viagem seja captar clientes.

Figura 4: tela FN668 – Cadastro de Viagem Internacional

Serão informados:

· O código e o nome do cliente

· O faturamento esperado

· E a rentabilidade esperada

Após preencher a aba Estimativa de Retorno, clique sobre o ícone Atualizar

, para validar este cadastro e após, mude para a aba Adiantamento, para prosseguir com o cadastro da viagem.

ü Aba Adiantamento

Nesta aba, é declarado a necessidade de adiantamento para a viagem. O sistema já sugere um valor em Dolar Americano, mas outras moedas podem ser selecionadas (Euro, Libra e real).

Figura 5: tela FN668 – Cadastro de Viagem Internacional

Informe nesta aba:

· A data programada para a retirada do adiantamento (48 horas antes da viagem)

· A forma de recebimento do adiantamento

· A moeda que será adotada para o adiantamento

· O valor do adiantamento

· O motivo do adiantamento

Após preencher os dados da aba Adiantamento, basta clicar sobre o ícone Atualizar

, para validar este cadastro.

Após preencher todas as abas, basta clicar sobre o ícone Submeter a Aprovação

, para enviar o cadastro, para o fluxo de aprovação.

5.2 Cadastro de Viagem Nacional

ü Tela FN698 – Cadastro de Viagem Nacional

Nesta tela, cadastramos os dados da viagem nacional como, itinerário, motivo da viagem, datas de ida e retorno, os participantes, informa as despesas com a viagem e os adiantamentos.

Figura 6: tela FN698 – Cadastro de Viagem Nacional

Legenda Ícones

Ícone Consultar	Utilizado para consultar um registro no sistema.
Ícone Atualizar	Utilizado para validar a criação em um dado registro.
Ícone Excluir	Utilizado para excluir um registro no sistema.
Ícone Submeter a Aprovação	Utilizado para enviar o cadastro da viagem, para ser submetido ao fluxo de aprovação
Ícone Recriar Viagem Reprovada	Utilizado para copiar um cadastro de viagem que foi reprovado, agilizando o preenchimento das informações
Ícone Consultar Histórico de Aprovação	Utilizado para consultar o histórico de aprovação da viagem
Ícone Consultar Histórico de Aprovação Adiantamento	Utilizado para consultar o histórico de aprovação do adiantamento

Para criar uma viagem Nacional:

ü Aba Dados Gerais:

· Informe o Destino (ida e volta)

· Informe o motivo da viagem

· Informe as datas de ida e volta

· No campo Participantes, informe o nome (nome.sobrenome) do (s) participante (s) da viagem

Após preencher a aba Dados Gerais, clique sobre o ícone Atualizar

, para criar o cadastro e após, mude para a aba Despesas, para prosseguir com o cadastro da viagem.

ü Aba Despesas

Figura 7: tela FN698 – Cadastro de Viagem Nacional

· No campo Tipo, selecione o tipo de despesa que a viagem terá

· No campo Participante, selecione o (s) usuário (s) informado na aba Dados Gerais

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Nota 2

Para cada tipo de despesa informado, o sistema habilitará os campos de acordo com o tipo selecionado.

· Informe a origem/destino da viagem, a data e hora da viagem, a companhia aérea, o custo da viagem e a moeda

· Informe também os dados da hospedagem

· Os custos com refeição, transportes, e demais custos adicionais

Após preencher a aba Despesas, clique sobre o ícone Atualizar

, para validar este cadastro e após, mude para a aba Adiantamento, para prosseguir com o cadastro da viagem.

ü Aba Adiantamento

Nesta aba, é declarado a necessidade de adiantamento para a viagem.

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Nota 3

O parâmetro Não solicitar adiantamento, vem selecionado com “Sim” em viagens nacionais. Para solicitar adiantamento, basta remover a seleção.

Figura 7: tela FN698 – Cadastro de Viagem Nacional

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Nota 4

Viagens que não utilizam o adiantamento, não entram em fluxo de aprovação, pois não existe provisão de recursos. Somente, necessitará após a viagem, o preenchimento do relatório FN670 – Relatório de Viagem, para casos de reembolso.