Cancelamento da ARD (Têxtil)
Sumário
Este procedimento visa estabelecer uma sistemática clara e padronizada para o estorno e cancelamento de Registros de Devolução de Mercadoria (ARDs) no sistema, especificamente dentro do módulo Comercial. O principal objetivo é corrigir lançamentos incorretos, duplicados ou indesejados que foram realizados previamente, garantindo assim a integridade e a acurácia dos dados financeiros e de estoque da empresa, além de assegurar a conformidade com os processos internos de devolução de mercadorias.
Este procedimento é aplicável a todos os usuários e equipes envolvidas com o módulo Comercial do sistema, abrangendo especificamente os seguintes setores:
• Expedição: Responsável pela validação inicial e acompanhamento do fluxo físico das devoluções, garantindo que o que é estornado no sistema corresponde à realidade física, se aplicável.
• Pós-Vendas: Responsável pela comunicação com o cliente e pelo registro inicial da intenção de devolução, sendo um ponto chave para identificar a necessidade de um estorno.
• Contabilidade: Essencial para garantir a correta contabilização dos estornos e ajustes financeiros, assegurando que o balanço e as demonstrações financeiras reflitam a situação real.
• Financeiro: Para monitorar o impacto financeiro das devoluções e estornos, bem como para garantir que eventuais créditos ou débitos sejam processados corretamente.
As atividades específicas que demandam o uso deste procedimento incluem o recebimento, a digitação e a aprovação das devoluções de mercadorias por parte dos clientes. É uma ferramenta crucial para corrigir erros que possam surgir em qualquer uma dessas etapas do ciclo de devolução.
Para que o processo de cancelamento ou estorno de uma ARD seja executado com sucesso e sem interrupções, os seguintes pré-requisitos devem ser rigorosamente atendidos:
• Acesso e Permissões de Usuário: O usuário que irá realizar o estorno deve ter sido devidamente cadastrado no sistema e possuir as permissões de acesso necessárias às telas específicas de estorno, como a DV515 e a DV518. Sem as permissões adequadas, a operação não poderá ser concluída.
• ARD (Autorização de Retorno de Devolução) Digitada e Existente: A Autorização de Retorno de Devolução que se deseja estornar ou cancelar já deve ter sido previamente digitada, lançada e registrada no sistema. É fundamental ter em mãos o número exato da ARD e o código do cliente associado a ela, pois são dados de entrada obrigatórios para o procedimento.
• Devolução de Mercadoria Realizada (Física e no Sistema): Embora o estorno corrija um lançamento no sistema, a devolução física da mercadoria pelo cliente deve ter ocorrido, e o lançamento inicial da devolução no sistema já deve ter sido processado. O estorno visa corrigir o registro dessa devolução no sistema, não a operação de devolução em si.
• Identificação do Motivo do Estorno: Ter clareza sobre o motivo específico que levou à necessidade do estorno. O sistema oferece a opção "Erro de digitação NF" (Nota Fiscal) como um motivo padrão para o cancelamento. A compreensão da causa raiz do erro é crucial para evitar recorrências.
📌 Tela DV515 – Estorno Receb. Devol. Normal
Para fazer o cancelamento do lançamento, abra o sistema e navegue até a tela DV515 – Estorno Recebimento Devolução Normal. A tela deve se parecer com a imagem ilustrada na Figura 1.
Figura 1: tela DV515 – Estorno de Recebimento de Devolução Normal
• Tenha em mãos as informações da ARD que deseja estornar.
• No campo "Número da A.R.D.", digite o número de identificação da Autorização de Retorno de Devolução. Este campo é obrigatório.
• No campo "Código do cliente", insira o código único do cliente associado à ARD. Este campo também é obrigatório.
• No campo "Motivo", selecione a opção "Erro de digitação NF" (Nota Fiscal). Este é o motivo padrão indicado para situações de erro de preenchimento ou registro do lançamento. Caso existam outras opções de motivo, selecione a que melhor se aplica à sua situação específica. A tela preenchida deve se parecer com a Figura 2.
Figura 2: tela DV515 – Estorno de Recebimento de Devolução Normal
Após preencher todos os campos conforme indicado, localize e clique no ícone 'Atualizar' 
(conforme ilustrado nas Figuras 1 e 2, um ícone de setas circulares).
(conforme ilustrado nas Figuras 1 e 2, um ícone de setas circulares). O sistema processará a solicitação de estorno e realizará a exclusão do lançamento da ARD. Uma mensagem de sucesso ou erro deve ser exibida na tela, confirmando a operação ou indicando a necessidade de correção.
📌 Tela DV518 – Estorno Recebimento Devolução Especial
Este procedimento é destinado ao estorno de lançamentos de ARDs classificadas como 'Devolução Especial'. A distinção entre 'Normal' e 'Especial' pode estar relacionada a tipos específicos de produtos (ex: amostras, produtos com defeito grave), condições contratuais diferenciadas, ou processos logísticos e de contabilização que exigem um tratamento à parte. É crucial entender qual tipo de ARD está sendo estornada para utilizar a tela correta, evitando erros no processo.
Abra o sistema e acesse a tela DV518 – Estorno Recebimento Devolução Especial. A interface da tela é similar à DV515, como mostra a Figura 3
Figura 3: tela DV518 – Estorno de Recebimento de Devolução Especial
• Assim como no procedimento normal, tenha em mãos o Número da A.R.D. e o Código do cliente associados ao lançamento especial a ser estornado.
• No campo "Número da A.R.D.", digite o número da ARD.
• No campo "Código do cliente", insira o código do cliente.
• No campo "Motivo", selecione a opção "Erro de digitação NF". A tela preenchida deve se parecer com a Figura 4.
Figura 4: tela DV518 – Estorno de Recebimento de Devolução Especial
Após preencher as informações, clique no ícone 'Atualizar' (conforme ilustrado na Figura 4
(conforme ilustrado na Figura 4O sistema executará a exclusão do lançamento da ARD especial. Verifique as mensagens do sistema para confirmar a efetivação do estorno.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES
• Necessidade de Novo Lançamento para ARD Especial: Ao realizar o estorno de uma ARD especial através da tela DV518, apenas o lançamento inicial no sistema é excluído. Isso significa que a informação sobre a devolução ainda pode existir em outros registros ou processos externos.
• Novo Lançamento Completo: Para corrigir o erro ou registrar a devolução de forma correta e completa após o estorno, deve ser realizado um novo lançamento completo da ARD no sistema. Este passo é fundamental para garantir que os dados financeiros, de estoque e de cliente estejam precisos.
• Dispensa de Nova Aprovação: No entanto, não será necessário efetuar novamente a aprovação inicial da ARD. A aprovação, que muitas vezes envolve validação por outro departamento ou uma alçada superior, permanece válida. A exclusão na DV518 afeta apenas o registro do lançamento específico e não o status de aprovação do "departamento" ou do processo inicial. Isso agiliza a correção, permitindo um novo registro sem a burocracia da aprovação inicial repetida.
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