Conferência e Verificação de Entregas

Sumário

1.Objetivo

Este procedimento tem como objetivo, prestar as orientações para realização da conferência das entregas manualmente via EDI.

2.Campo de Aplicação

Este procedimento aplica-se ao setor Logístico, no processo de entregas.

3.Pré Requisitos

Pré-requisitos: NF Emitida

4.Fluxograma

N/A

5.Procedimento

5.1 Transferência de EDI

ü Tela TR568 – Transferência de EDI Transportes

Nesta tela, importamos os arquivos de EDI recebidos das Transportadoras.

Figura 1: Tela TR568 – Transferência EDI Transportes

Para importar um arquivo:

· Clicar sobre o ícone Incluir

, onde uma nova guia será exibida

Figura 2: Tela TR568 – Transferência EDI Transportes

· Clicar sobre o botão, Escolher arquivos

, para buscar o arquivo salvo em uma pasta do computador previamente

Figura 3: Tela TR568 – Transferência EDI Transportes

· Nesta etapa, o navegar até a pasta onde os arquivos são salvos, e seleciona-los

· Após selecionar os arquivos que deseja importar, basta clicar sobre o ícone Incluir

, para finalizar o upload do arquivo para o sistema

Figura 4: Tela TR568 – Transferência EDI Transportes

5.1.1 Aprovação do Relatório de EDI

Nesta etapa, executamos o relatório TRR029 – EDI Transporte – Entrega Mercadoria, para aprovar o relatório. Este relatório é executado sem informar parâmetros.

Figura 5:Tela TRR029 – EDI Transporte – Entrega Mercadoria

Para incluir o relatório na fila de execução, basta clicar sobre o ícone Incluir

. Após a incluir o relatório, basta clicar sobre o ícone Aprovar

, para que seja encaminhado para a fila de execução.

Figura 6: Tela TRR029 – EDI Transporte – Entrega Mercadoria

Para acompanhar a execução do relatório, acesse a tela GS1005.

Figura 7: Tela GS1005 – Consulta Fila de Relatórios

Para realizar a impressão dos relatórios, acesse a tela GS256.

5.2 Posicionamento de Entregas

Nesta tela, removemos as informações de agendamento que não foram concluídos no dia anterior para posteriormente realizar a cobrança de posição das notas em atraso.

Selecione a opção “EMISSÃO” e informe o período desejado nos campos destacados.

Figura 8: Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Após informar os campos, basta realizar um filtro, conforme a sequência, clicando sobre os ícones:

· Pendente

· Com Saída

· Com Observação

Clicando sobre os ícones, eles funcionarão com filtros.

Figura 9: Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Após incluir os filtros, basta clicar sobre o ícone Consultar

, para que o sistema retorne com a consulta.

Figura 10: Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Após o sistema retornar com as entregas de acordo com os filtros selecionados, basta clicar sobre o ícone Exportar CSV

, para que o sistema inicie o download do arquivo em Excel .

O conteúdo estará disponível no EXCEL conforme abaixo:

Figura 11: Arquivo Excel

Deve-se manter apenas a coluna “A” (N.F.) e coluna “AK” (Observação) as demais devem ser excluídas.

Figura 12: Arquivo Excel

Após excluir as colunas, 1º clique no topo da coluna “B” para selecioná-la por completo, 2º clique em “CLASSIFICAR E FILTRAR” e 3º selecione “CLASSIFICAR DE A a Z”:

Figura 13: Arquivo Excel

Após classificar de A a Z, excluir as linhas com informação de agendamento para datas futuras e deixar apenas as informações de agendamento de dias anteriores.

Figura 14: Arquivo Excel

Restará apenas as notas que devem ser removidas a informação na TR630:

Figura 15: Arquivo Excel

Nota por nota deve ser consultada na TR630 e apagado a informação de agenda:

Figura 16: Arquivo Excel

Para consultar uma nota:

· Informe o número da nota no campo NF

Após informar o campo, basta clicar sobre o ícone Consultar

, para que o sistema retorne com a consulta.

Figura 17: Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Após, o retorno da consulta, clicar sobre o ícone Inserir Observação

, onde uma guia será exibida, com a observação do agendamento.

Figura 18: Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Esta observação, desse ser apagada e após isso, clicar sobre o ícone Confirmar

, para validar esta operação.

Após apagar o agendamento antigo, incluir o novo agendamento, e clicando sobre o ícone Confirmar

, para validar esta operação.

Repetir em todas as notas com informação de agendamento de dias anteriores.

5.2.1 Cobrança de Posição das Notas em Atraso

ü Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Nesta tela, vamos verificar a posição das notas fiscais.

Figura 19: Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Para verificar as notas fiscais:

· Selecione a opção “Emissão”

· Informe o período que deseja consultar

· Selecione os filtros Pendente e Vencidas

Após parametrizar a pesquisa, basta clicar sobre o ícone Consultar

, para que o sistema retorne com a consulta.

Após carregar o resultado, basta clicar sobre o ícone Exportar CSV

, para gerar o download do arquivo em Excel.

Figura 20: Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

O conteúdo estará disponível no EXCEL conforme abaixo:

Figura 21: Arquivo Excel

Deve-se então manter apenas as colunas A = N.F., AA = Transportadora e AC = Redespacho, as demais devem ser excluídas e ficará conforme abaixo.

Figura 22: Arquivo Excel

Após excluir as colunas, clique na parte superior da coluna C, com intuito de selecioná-la por completo:

Figura 23: Arquivo Excel

Após a selecionar todas as células da coluna C, 1º clique em “CLASSIFICAR E FILTRAR” 2º selecione “CLASSIFICAR DE A a Z”:

Figura 24: Arquivo Excel

Após classificar, selecione todas as células de redespacho da coluna C :

Figura 25: Arquivo Excel

Copie as células da coluna C e cole sobre a coluna B:

Figura 26: Arquivo Excel

Selecione para excluir a coluna C:

Figura 27: Arquivo Excel

Permanecerá somente as colunas A e B, 1º clique na parte superior da coluna B para selecionar todas as células, 2º clique em “CLASSIFICAR E FILTRAR” e 3° selecione a opção “CLASSIFICAR DE A a Z”:

Figura 28: Arquivo Excel

Após classificar de A a Z, selecione todos os números de NF’s e copie para utilizar no próximo passo:

Figura 29: Arquivo Excel

Acesse o link https://ssw.inf.br/2/resultSSW e selecione a opção “PELO REMETENTE”:

Figura 30: Site SSW.Inf

Após selecionar a opção de rastreio pelo remetente, preencher conforme instrução abaixo, 1º CNPJ, 2º preencher com todas as notas que copiamos no item anterior, e 3º selecionar a opção “RASTREAR”:

Figura 31: Site SSW.Inf

Após selecionar a opção rastrear e carregar o resultado conforme abaixo, selecione todas as informações a partir da primeira nota até a última:

Figura 32: Site SSW.Inf

Após selecionar todo o conteúdo, copie e retorne a planilha , na planilha clique na opção + conforme abaixo:

Figura 33: Arquivo Excel

O EXCEL abrira uma nova planilha em branco:

Figura 34: Arquivo Excel

Cole todo o conteúdo copiado na nova planilha e em seguida excluir a coluna “B”:

Figura 35: Arquivo Excel

Após excluir a coluna, 1º clique no topo da coluna “A” para selecioná-la por completo e 2º clique em “MESCLAR E CENTRALIZAR”:

Figura 36: Arquivo Excel

Próximo passo é deixar apenas as notas que estão como “MERCADORIA ENTREGUE”, as demais devem ser selecionadas e excluídas:

Figura 37: Arquivo Excel

Restando apenas as informações de “MERCADORIA ENTREGUE”:

Figura 38: Arquivo Excel

Clique em “LOCALIZAR E SELECIONAR”, 2º selecione “SUBSTITUIR”:

Figura 39: Arquivo Excel

No campo “Localizar:” preencha com: “1” + “espaço” do teclado.

Após o procedimento acima, para remover o número 1 a frente das notas ficará assim:

Figura 40: Arquivo Excel

Agora vamos preencher a célula C1 com a formula: =procv(A1;

Figura 41: Arquivo Excel

Clique na planilha “Baixar”

Figura 42: Arquivo Excel

E selecione todas as notas junto com as transportadoras:

Figura 43: Arquivo Excel

Após selecionar todo o conteúdo vamos finalizar a fórmula, adicionando ;2;0) e pressione enter em seu teclado.

FORMULA: =PROCV(A1;BAIXAR;2;0)

Após apertar “ENTER” ficará assim, a fórmula já vai calcular qual a transportadora correta para a primeira nota:

Figura 44: Arquivo Excel

Feito isso, devemos selecionar a célula C1, e copiar:

Figura 45: Arquivo Excel

Depois colar abaixo até o fim das notas:

Figura 46: Arquivo Excel

Feito isso vamos baixar as entregas na TR528.

5.3 Informa Data de Entrega na Nota Fiscal

ü Tela TR 528 – Informa Entrega na Nota Fiscal

Nesta tela, vamos realizar a baixa das entregas das Notas Fiscais, manualmente.

Quando for Nota Fiscal da Transportadora:

Figura 47: Tela TR528 – Inf. Data de Entrega Nota Fiscal

Informar:

· Código da Transportadora no campo Transportadora

· Número da Nota Fiscal

· Data do Transporte

Quando for Nota Fiscal de Redespacho:

Figura 48: Tela TR528 – Inf. Data de Entrega Nota Fiscal

Informar:

· Código da Transportadora no campo Transportadora

· Número da Nota Fiscal

· Data do Redespacho

Este processo deve ser realizado separado por transportadora, mas podemos preencher com várias notas quando são da mesma transportadora.

Após informar os campos, basta clicar sobre o ícone Atualizar

, para validar a operação.

Quando clicamos sobre o ícone Atualizar

, e não há nenhuma divergência, sistema atualiza e volta para a tela limpa sem informações.

Figura 49: Tela TR528 – Inf. Data de Entrega Nota Fiscal

Caso ocorra alguma divergência com as informações digitadas, o sistema emitirá um mensagem de alerta informando quais campos estão divergentes.

Figura 50: Tela TR528 – Inf. Data de Entrega Nota Fiscal

Após baixar todas as datas de entrega de nossa planilha vamos para o próximo passo, retornar a TR630.

5.4 Posicionamento de Entregas

ü Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Nesta tela, enviamos o E-mail cobrando a posição das entregas em atraso para as Transportadoras.

Figura 51: Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Para enviar o Email da posição das entregas:

· Selecione a opção “Emissão”

· Informe o período que deseja consultar

· Selecione os filtros Pendente, Vencidas e Sem Observação

Após parametrizar a pesquisa, basta clicar sobre o ícone Consultar

, para que o sistema retorne com a consulta.

Após a tela retornar com a consulta, basta clicar sobre o ícone Enviar Email

, onde sertá exibido uma guia com duas opções:

· Representante

· Transportadora

Figura 52: Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Selecione a opção Transportadora, onde será exibido uma nova guia com os campos dos e-mails em branco.

Figura 53: Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Clicando sobre o ícone Confirmar

, o sistema exibirá uma mensagem de alerta, solicitando a confirmação do envio de Email para todas as transportadoras e redespachos da consulta.

Figura 54: Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Para confirmar o envio, basta clicar sobre o botão OK

. Será enviado automaticamente um e-mail onde irá constar: número de NF, data de saída, prazo de entrega, dias vencidos entre outras informações.

Figura 55: Email de Posicionamento de Entrega

Aguarda-se o retorno das transportadoras, algumas mandam em uma planilha outras respondem no próprio e-mail, as que responderam no próprio e-mail, devemos então pegar as informações de notas entregues e realizar a baixa manual conforme descrito no item 5.3 deste manual.

Quando for informado pela transportadora que existe um agendamento para a nota para um dia específico, adicionamos essa informação na tela TR630, nas Observações.

Para pesquisar a nota na tela TR630:

· Informamos o número da nota fiscal no campo NF

Após informar o campo, basta clicar sobre o ícone Consultar

Figura 56 Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Basta clicar sobre o ícone Inserir Observação

, onde uma guia será exibida, par a inclusão da observação do agendamento (nova data).

Figura 57: Tela TR630 – Posicionamento de Entregas

Informando a nova data de agendamento, basta clicar sobre o ícone Confirmar

, para validar a operação.

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Nota 1

Alguns clientes só recebem mediante agendamento prévio. Nesse caso vamos na TR630, consultamos o número da NF